Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)

Forsikringar 

Forsikringsområdet har gjennomgått ei av dei mest omfattande oppryddingane i museet si nyare historie. Ved inngangen til 2025 bar porteføljen preg av fleire år med ufullstendige registreringar, varierande praksis og manglande samsvar mellom ansvar og faktisk dekning. Ein heilskapleg gjennomgang har avdekt dobbeltdekningar, feilaktige bygningsverdiar, uklar avtaleoversikt og avvik mellom rapportert og reell bygningsmasse. Nokre bygg har i tillegg vore klassifiserte på måtar som ikkje har spegla teknisk tilstand, brannrisiko eller kulturhistorisk verdi. Korrigeringane har kravd mykje arbeid, men har gitt museet ein langt meir presis risikoprofil.

Nordmørsmusea har no samla heile forsikringsporteføljen sin for bygg, anlegg, verksemd og gjenstandar hos Varig. Dette har gitt betre oversikt, meir heilskapleg risikostyring og enklare administrasjon.

Eit sentralt område har vore ei tydelegare ansvarsdeling mellom museet og eigarkommunane. Mange bygg er eigde av kommunane, men blir drifta av museet gjennom konsolideringsavtalar. Tidlegare har ansvarsforholda vore uklåre i praksis, særleg knytte til vedlikehald, skademeldingar, fuktproblematikk og dialog med forsikringsselskapa. Gjennom tettare kontakt med eigedomsavdelingane i kommunane har museet etablert ein meir føreseieleg struktur, noko som òg har styrkt museet sin posisjon i møte med forsikringsselskapet.

Museet har i løpet av året handtert fleire skadar, hovudsakleg knytte til fukt, råte og bygningsmessige svakheiter. Oppfølginga har vore meir systematisk enn tidlegare, med betre rutinar for dokumentasjon, rapportering og risikovurdering. Dette har òg skapt ein tettare og meir koordinert innsats mellom administrasjon og drift.

Den viktigaste attståande utfordringa er å sikre at avklaringar om ansvar og nye rutinar vert haldne oppdaterte over tid, særleg ved eigedomsendringar og justerte avtalevilkår, slik at museet ikkje igjen hamnar i uoversiktlege strukturar.

FDV og skjøtsel 

Drifts- og vedlikehaldsområdet har vore eitt av dei mest krevjande arbeidsområda i 2025. Museet forvaltar ein omfattande og samansett bygningsportefølje som spenner frå moderne publikumsbygg til sårbare kulturhistoriske strukturar. Mange av bygga har hatt eit stort vedlikehaldsetterslep, og fleire år med avgrensa ressursar har ført til ujamn oppfølging. Tilsetjinga av byggdriftar våren 2025 har difor vore ein viktig milepåle og har gjeve museet kapasitet til å arbeide meir systematisk og fagleg forankra med FDV-oppgåver.

Gjennom året har oversikta over bygningsmassen vorte merkbart betre. Inspeksjonar og kartleggingar har gjeve ei klarare forståing av akutte behov, planlagde investeringar og tiltak som inngår i ein langsiktig vedlikehaldsstrategi. Dette har styrkt grunnlaget for prioritering og budsjettering, og museet har no kunna arbeide meir proaktivt enn tidlegare.

Skjøtsel av uteområde er også styrkt. Tidlegare har manglande kapasitet ført til ujamnt vedlikehald av historiske hagar, grøntområde og publikumsanlegg. I 2025 har museet starta arbeidet med å etablere tydelegare rutinar for sesongmessig oppfølging, noko som vil bidra til å redusere skadar og gi eit betre heilskapleg inntrykk.

Avvikshandteringa innan FDV er betra, med meir systematisk dokumentasjon, risikovurdering og tettare kopling til brann- og elektroarbeidet. Dette har sikra at tekniske og bygningsmessige avvik vert fanga opp og handsama i ein heilskapleg prosess.

Museet har også gjennomført eit omfattande arbeid med digitalisering og strukturering av historisk FDV-dokumentasjon. Oppdaterte matrikkeldata gjev no meir presise bygningsopplysningar og eit betre grunnlag for drift, vedlikehald og forsikringsarbeid. Gjennom tett samarbeid og faste oppfølgingsmøte har FDV-systemet Famac blitt langt betre strukturert enn ved starten av året, og arbeidet har lagt eit solid grunnlag for vidare profesjonalisering i 2026.

Den største attståande utfordringa er at bygningsmassen framleis har behov som overstig dagens kapasitet, og museet må framleis balansere mellom akutte tiltak og langsiktig vedlikehald.

Brann- og eltryggleik 

Brann- og eltryggleik var eit høgrisikoområde ved inngangen til 2025, med eit tydeleg etterslep av tekniske og organisatoriske avvik. Mange bygg har hatt manglar som feil i brannvarslingsanlegg, manglande jordfeilvern, utdatert sløkkjeutstyr, dårleg opplyste rømningsvegar og svak intern dokumentasjon. I 2025 har museet sett i gang eit systematisk arbeid for å lukke avvika gjennom både fysiske utbetringar og betre kontrollrutinar.

Modernisering av brannvarslingsanlegga har vore eit sentralt tiltak. Fleire bygg har hatt eldre og ustabile system, og oppgraderingane har gitt betre deteksjon, meir driftssikre løysingar og auka tryggleik for både tilsette, publikum og samlingar. Alarmhandteringa er profesjonalisert gjennom innføring av xSecure, som har standardisert mottak og handsaming av brannalarmar på tvers av lokasjonar og redusert risikoen knytt til manuelle rutinar.

Museet har i 2025 styrkt samarbeidet med eksterne fagmiljø som del av arbeidet med å profesjonalisere brann- og eltryggleiken. Rammeavtalen med GK Røe har sikra jamlege kontrollar, service og oppdatert dokumentasjon, og fleire bygg på Mellemværftet har fått naudsynte oppgraderingar eller planlagde tiltak gjennom denne avtalen. Consulentpartner har levert synfaringar, teikningar og branntekniske vurderingar, særleg i verneverdige bygg der standardløysingar ikkje kan nyttast.

Sweco har i tillegg vore ein viktig teknisk rådgjevar og har bidrege med faglege vurderingar som har styrkt museet si risikoforståing, prioriteringar og langsiktig planlegging. Samla sett har desse samarbeidspartnarane gitt eit kraftigare og meir profesjonalisert grunnlag for å vurdere naudsynte tryggingstiltak i komplekse og kulturhistorisk viktige bygg.

Året 2025 har representert eit tydeleg løft i museet sitt brannvernarbeid. Dokumentasjon og kontrollrutinar er styrkte, og avgjerdsgrunnlaget for investeringar har vorte tydelegare. Hovudutfordringa framover er behovet for fleire større, strukturelle oppgraderingar av brann- og elektroanlegg. Dette er tiltak som vil krevje langsiktig planlegging og investering.

IKT og intern informasjonsflyt 

Den digitale infrastrukturen i Nordmørsmusea har lenge vore prega av overlappande system og manglande standardisering. I 2025 har området blitt prioritert, noko som har gjeve tydelege forbetringar i drifts- og datatryggleik og intern kommunikasjon. Kartlegginga har vist utdatert utstyr og mangelfull dokumentasjon, og gjennom året er dette oppdatert samstundes som fleire gamle løysingar er avvikla.

Systemporteføljen er justert, og museet har teke i bruk fleire funksjonar i Microsoft 365-plattforma. Dette har resultert i meir einskapleg lagring, betre versjonshandtering og klarare mappestruktur. Arbeidet med rutinar for bruk av e-post, Teams, intranett og avvikssystem er påbyrja og vert vidareført i 2026 for å sikre jamn praksis. Vi har styrkt intranettet i Teams som felles kanal for intern informasjon og dokumenttilgang.

Samarbeidet med KulturIT er meir sentralt, og dei har fått ei tydelegare rolle som strategisk partnar for kvalitet, utvikling og IT-drift. IT-leiaren har også fått ei meir aktiv rolle i kvalitets-, strategi- og utviklingsarbeidet, mellom anna innan standardisering, dokumentasjonsstruktur, behovsanalyse og gjennomføring av innkjøp av både utstyr, tenester og programvare. Slik har vi sikra meir målretta investeringar og betre styring av IKT-området.

Datatryggleiken er styrkt gjennom opprydding i brukarar og tilgangsrettar og gjennom fullført innføring av fleirfaktorautentisering. Oppdatert dokumentasjon har gjort feilsøking meir effektiv, med betre skilje mellom lokal maskinvare, nettverk, programvare og eksterne leverandørar. Dette har redusert nedetida og gjeve oss ei meir føreseieleg drift.

Eit viktig steg i 2025 har vore å samle all fiber- og nettinfrastruktur hos éin leverandør, CloudConnect. Dette har gjeve betre oversikt, raskare feilretting, enklare drift og ein meir samla nettverksstruktur på tvers av verksemda, noko som har styrkt både stabilitet og tryggleik.

Den viktigaste attståande utfordringa er å sikre at standardisering og etablerte rutinar vert forankra og vidareutvikla i 2026, slik at effekten av arbeidet blir varig.

Digitale publikums- og driftsløysninger 

Museet sitt digitale tilbod til publikum og interne publikumsrelaterte driftsprosessar har også gjennomgått store forbetringar i 2025. Billettautomaten i Normoria representerer eitt av dei viktigaste teknologiske løfta. Automaten vart ferdigstilt samstundes med opninga av hovudutstillinga i oktober, og handterer både sal, validering og adgangskontroll for publikum. Dette har skapt ei meir fleksibel oppleving og redusert behovet for manuelle prosessar og bemanning. Det har samstundes vore naudsynt å sikre robust integrasjon mellom billettløysinga og dørautomatikk, og museet har gjennomført testar og justeringar for å sikre stabil drift. Utviklinga av denne sjølvbeteningsløysinga har vore eit reelt pionerprosjekt og eit utviklingsløft som normalt ligg langt over det som er vanleg for ei verksemd av vår storleik.

Lanseringa av nettbutikken har opna for nye høve for førehandsal av billettar og for digitalt sal av bøker og andre varer. Dette har styrkt publikumsservice og gjort museet sine tilbod meir tilgjengelege. Reaksjonane frå publikum har vore positive, og museet har byrja å utvide sortimentet.

Museet har teke i bruk det digitale systemet Checkin for påmelding til kurs og aktivitetar. Dette har gitt betre kontroll, tydelegare registreringar og ei tryggare og meir effektiv gjennomføring av arrangementa. Vi har også etablert bruk av Romis for ekstern utleige. Denne oppryddinga med bookingsystem har redusert risikoen for misforståingar og skapt ei meir smidig drift både internt og ut mot publikum.

Museet har arbeidd systematisk med Google-verksemdsprofilar for å sikre korrekte opningstider og oppdatert informasjon. Oppdateringane har vore utfordrande, då Google ofte krev nye verifiseringar og manuell godkjenning før endringar vert synlege. Samarbeidspartnaren Relevant AS har hjelpt oss med handtering av tekniske problem, strukturering av innhald og oppfølging av endringsprosessar. Saman har vi fått på plass fleire naudsynte korrigeringar, noko som har betre både synlegheit og kvalitet på informasjonen.

I 2025 har museet også arbeidd aktivt med å forbetre eigne nettsider, både gjennom redaksjonelle rutinar og tekniske justeringar. Det er arbeidd med å etablere redaksjonsmøte og ein tydelegare plan for publisering av aktuelt innhald, arrangement og fagstoff. Nettsidene har fått betre visning av bilete, malbruk og struktur, og fleire utfordringar knytte til komprimering, karusellar og tekniske løysingar er følgde opp mot leverandøren KulturIT. Den mest framståande utfordringa framover blir å sikre stabil teknisk drift av desse løysingane, særleg i periodar med høg trafikk eller systemoppdateringar.

Personal og HR 

HR-arbeidet har gjennomgått ei klar profesjonalisering i 2025. Vi har teke i bruk Tripletex på ein meir konsekvent måte, noko som har betra datakvaliteten innan tid, fråvær og lønsgrunnlag. Variasjonar i bruken av systemet er reduserte, og museet har no ein meir føreseieleg praksis.

Innføringa av Grønn Jobb som felles plattform for HMS har byrja å påverke arbeidskulturen positivt. Sjølv om systemet framleis er i ein tidleg fase, har det vorte eit sentralt verktøy for avvikshandtering, dokumentasjon av HMS-tiltak og oppfølging av tilsette. Flyttinga av personalhandboka til Grønn Jobb har gjort retningslinjene meir tilgjengelege og redusert risikoen for at tilsette nyttar gamle dokument.

Samarbeidet med bedriftshelsetenestene og AMU er vidareutvikla og har gitt meir struktur og betre fagleg forankring i arbeidet med sjukefråvær og tilrettelegging. Fleire ergonomiske tilretteleggingar er gjennomførte, og BHT har gitt nyttige vurderingar i krevjande enkeltsaker. AMU har fungert som ein viktig arena for å drøfte HMS-status, sikre oppfølging av avvik og forankre tiltak.

Personalforsikringane har omfatta ordningar i både Varig og KLP, og i 2025 er det gjennomført ei kvalitetssikring for å sikre at dekningar, rutinar og registreringar er korrekte og oppdaterte. Arbeidet har tydeleggjort kva forsikringar som gjeld for ulike grupper, inkludert sommarvertar, sesongtilsette og frivillige som deltek i dugnadsarbeid. Dette har gjort det enklare å gi presis informasjon om rettar ved skade eller uhell, og har styrkt tryggleiken både for tilsette og verksemda.

Rekrutteringsarbeidet er også profesjonalisert. Innføringa av OneCruiter har gitt eit meir strukturert, oversiktleg og GDPR-sikkert system for handtering av søknader, og er følgt opp i tett dialog med leverandøren. Systemet omfattar karriereside, meldingsmalar, prosessoppsett, biletebruk og publisering i eksterne kanalar.

Samstundes er rekrutteringsarbeidet styrkt gjennom samarbeidet med SMW Group i Sverige, som har bidra med annonseplanlegging og kampanjar i sosiale medium. Kombinasjonen av moderne rekrutteringssystem og profesjonell støtte har gjort 2025 til eit gjennombrotsår for rekrutteringa i museet. Utfordringa som står att er å sikre at alle tilsette fullt ut tek i bruk systema og rutinane slik at effekten vert halden ved lag over tid.

Økonomi og regnskapsstruktur 

Økonomiområdet har gjennomgått ei av dei mest omfattande strukturelle forbetringane i museet i 2025. Tilsetjinga av økonomikoordinator har gjeve oss kapasitet og kompetanse til systematisk og grundig arbeid med økonomiprosessane.

Rekneskapen er gjennomgått i detalj, med korrigeringar på kontonivå og revisjon av kontoplanen post for post. Dette har modernisert ein tidlegare uoversiktleg struktur og har sikra ein meir logisk og brukarvenleg modell som tydeleg skil mellom drift, prosjekt og fagområde. MVA-regelverket er vurdert på nytt, og museet har innført meir presise prinsipp for handtering og rapportering. Samarbeidet med Azets har vore sentralt i kvalitetssikringa av rekneskap, avstemmingar og periodiseringar. Rapporteringa er forbetra, og både administrasjon og styre får no meir presise og lettfattelege rapportar. Dette gir eit betre grunnlag for avgjerder, særleg i periodar med høgt aktivitetsnivå.

Museet har også gjennomført ei omfattande opprydding og samordning av kassasystem og betalingsløysingar. PayPal (tidlegare Zettle) er teke i bruk som felles kassasystem, og opplæring er gjennomført for alle tilsette. Tidlegare hadde museet tolv ulike Vipps-numre i bruk; dette er no forenkla til ei løysing som gir betre oversikt, tryggare transaksjonar og meir einsarta oppfølging. Den attståande utfordringa er å vidareutvikle økonomioppfølginga og opplæringa i verksemda slik at vi lukkast med å etablere ein kultur for kontinuerleg økonomisk presisjon.